Instituto
Tecnológico Superior de Coatzacoalcos
CARRERA
Ingeniería en Administración
TEMA
“Herramientas
Para La Administración De Recursos y Proyectos.”
DOCENTE
Lic. Luis Armando Vázquez González
INTEGRANTES
Montiel Pérez Darío
Notario Pérez Yolibeth
Sánchez Aguirre Adriana
GRADO Y GRUPO
2° ´´C´´
Coatzacoalcos
Veracruz, 12 de Junio del 2014
Proyección:
se muestran los trabajos y se fijan metas a futuro para mejorar el contenido de los portafolios.
La administración
de recursos, consiste en el manejo
eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El
objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la satisfacción
de los intereses.
El tiempo del
emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero
se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos.
Un proyecto es una
secuencia de tareas con un principio y final limitados por el tiempo, los
recursos y los resultados deseados.
El alcance es el tamaño del proyecto y determinado cuantos recursos y
tiempo se requiere.
INTRODUCCION
Existen una serie de circunstancias dentro del
ámbito empresarial, que se presenta a los gerentes de forma continua.
Actualmente estamos en una época de información y
conocimiento dentro de los cuales se hace necesario hacer uso de las
herramientas de administración que nos faciliten el funcionamiento de la
organización se pueden aplicar desde el entorno empresarial o de una forma
personal, ya que el saber manejar esté
tipo de herramienta se nos facilita más la organización de nuestros trabajos.
A continuación
en la presente investigación se le habla de una forma más detallada de
las diferentes herramientas administrativas como son el manejo de portafolios
de proyectos, el diferente software de recursos y administración de proyectos.
4.1 L
ADMINISTRACION Y COLABORACION DE UN PROYECTO.
El software de la administración de proyectos se
puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet
o de una Extranet
usando un web browser.
ü Esto tiene varias ventajas y desventajas de
aplicaciones web:
ü Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora
sin la instalación de software.
ü Facilidad del control de acceso.
ü Naturalmente multiusuario.
ü Solamente una instalación/versión de software para
mantener.
ü Originalmente es más lento para responder que las
aplicaciones de escritorio.
ü Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones
de escritorios.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La administración de proyectos es la disciplina de
gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe Aplicarse durante el
ciclo de vida de cualquier proyecto. La administración de proyectos es la
disciplina que se encarga de definir Y alcanzar objetivos optimizando el uso de
recursos: tiempo, dinero, la gente, espacio, La administración de proyectos es
la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una Serie de actividades
realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual
puede ser (crear, Diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) El software de
administración de proyectos, es un término que cubre muchos tipos de software,
incluso Programación, asignación de recursos, software de colaboración,
comunicación y sistemas de documentación, Que están acostumbrados al trato con
la complejidad de proyectos grandes. Las herramientas de software son
requeridas para automatizar y facilitar la aplicación de la metodología
particular de la organización para la administración de proyectos. Esta
metodología incluye cómo se organiza para manejar sus proyectos, qué prácticas
son necesarias para llevar a cabo su administración y sus procesos, y además
que requerimientos se tienen en relación con su cultura organizacional.
A continuación les mostraremos algunos softwares
para la administración de proyectos:
COLABTIVE: A los fans de Base camp les gustará esta
herramienta, porque es la alternativa open source a herramientas propietarias
como esta. Permite importar desde Base camp e incluye funciones similares como
la gestión de diferentes proyectos, los Miles tones y las listas de tareas.
También mide el tiempo dedicado a las tareas, emite informes y cuenta con
varios plugins para extender sus funciones. Sólo en inglés.
Project HQ: También similar a Base camp, Project HQ está construido
sobre Python, Pylons y SQLAlchemy, y su base de datos es totalmente
independiente. Gestiona distintas compañías, miembros y proyectos y cuenta con
minestrones y listas de tareas. Es configurable visualmente usando CSS.
Gantt PV: Gratuito, es un programa simple, sin
complicaciones, que se basa en diagramas de Gantt para planificaciones de
proyectos y seguimiento de tareas. Está disponible para Windows, Mac OS X y
Linux.
Clocking IT: también tiene diagramas de Gantt interactivos, más
otras utilidades como contador de tiempo, varias formas de comunicación,
seguimiento e indexación de los cambios, con unos muy buenos informes de
avance. Disponible en 14 idiomas, entre ellos el español.
TeamWork: Una excelente interfaz para una herramienta online
que permite hacer un seguimiento de distintos proyectos y equipos de trabajo,
con una versión optimizada para acceder desde móviles. Tienen licencias
gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro y bloggers. Disponible para
Mac OS X, Linux y Windows.
iceScrum: Tiene el mismo interfaz para todos los roles.
Incluye registros de historias de usuario (backlogs), de asuntos, de problemas
y pruebas, chat en línea, timeline e indicadores de producto.
Achievo: Disponible en 20 idiomas, además de la utilidad de
gestión de proyecto, que divide según el tiempo de su ejecución, incluye
calendarios, estadísticas, plantillas y notas. No hay tarifas de licencia o
limitaciones para su uso.
dotProject.net: Otra herramienta basada en la web, dotProject lleva
un tiempo y no hay ninguna empresa detrás de ella, está sostenida por los
voluntarios y usuarios. Permite la gestión para múltiples clientes, con
herramientas para gestión de tareas, agendas y comunicaciones.
Gantt Project: Un programa de escritorio multiplataforma que corre
sobre Windows, Mac OS X y Linux, totalmente gratuito. Incluye diagramas de
Gantt, asignación de las personas que trabajarán en el proyecto, y permite
exportar los diagramas como imágenes, mientras genera informes en PDF y HTML.
Permite interoperar con Microsoft Project, importando y exportándolos a sus
formatos.
TaskJuggler: Un gestor de proyectos realmente potente y superior
a otros que usan herramientas para editar diagramas de Gantt. Cubre todos los
aspectos de desarrollo de un proyecto, desde la primera idea hasta su fin.
Ayuda a medir su campo de alcance, asignación de recursos, esquema de costos y
ganancias, riesgo y gestión de las comunicaciones.
4.2 EL MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTO
TIPOS DE PORTAFOLIOS
Existen 3 tipos de portafolios:
Portafolio de
trabajo: es una colección
deliberada de trabajos orientada por objetivo de su trabajo. Su propósito es
ser el depósito del trabajo de los
estudiantes. Ayuda a diagnosticar necesidades, evidencia los puntos fuertes y
débiles en el alcance de los objetivos y da pauta para diseñar la enseñanza
futura.
Portafolio de
presentación: se exhiben los mejores
trabajos y su propósito es demostrar el nivel más alto de realización alcanzado
por el alumno. Estos portafolios suelen estar dirigidos a personas importantes
o que toman decisiones. Se puede incluir videos, trabajos, escritos, proyectos
y testimonios.
Portafolio de
evaluación diagnostica: su finalidad es
documentar lo que ha aprendido el alumno
en relación con objetivos curriculares específicos. Para este tipo de
portafolios los objetivos y cuestionamiento deben evocar el conocimiento y la habilidad
especifica que se pide. Este portafolio abarca desde un periodo de clases, una
unidad y hasta un año entero, puede ser dedicado a uno o más temas.
PROCESO PARA LA
ELABORACIÓN DE UN PORTAFOLIO
Recolección: actividad primaria de la elaboración de
portafolios. Para decidir que trabajos se van a coleccionar en el portafolio,
el profesor se debe basar en la finalidad y en las mea que pretende alcanzar.
Selección: esa relacionada con las cuestiones de estudios de
calidad. Es por esto que se puede transferir el contenido de un portafolio a
una evaluación. Solo se seleccionan las mejores producciones y los criterios
para seleccionarlos deben reflejar
criterios de aprendizaje.
Reflexión: es exponer por escrito el pensamiento. Este proceso
ayuda a volverse más consistente de sí mismo como persona que aprende. Para reflexionar hay que
leer e integrar los comentarios del
docente y los resultados de autoevaluación.
Proyección:
se muestran los trabajos y se fijan metas a futuro para mejorar el contenido de los portafolios.
4.3 LA ADMINISTRACION DE RECURSOS
La administración
está vinculada al rendimiento y funcionamiento de las organizaciones. El término
tiene su origen en el idioma latín: ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere
(“manejar” o “gestionar”). Un recurso, por otra parte, es un medio de cualquier
clase que contribuye a lograr aquello que se pretende.
La administración
de recursos, consiste en el manejo
eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El
objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la satisfacción
de los intereses.
4.3.1 HUMANO
La administración de recursos humanos es uno de
los campos más importantes de una empresa. Se encarga de escoger, contratar,
formar y retener a los empleados de una organización.
La función de la administración de recursos humanos
(que puede quedar en manos de una persona o de un departamento) es motivar a
los trabajadores para que rindan al máximo de sus capacidades y lograr que el
conjunto de empleados funcione como un bloque en pos de los objetivos
corporativos.
El liderazgo, la comunicación interna, el trabajo en
equipo y las capacidades de negociación son algunos de los factores que debe
atender la administración de recursos humanos.
Es importante tener en cuenta que los recursos son
finitos y tienen que servir para satisfacer necesidades virtualmente infinitas
.La administración de recursos, por lo tanto, resulta clave para el éxito.
Máximo Asset
Management
Software para la
Administración de Recursos
Máximo® Asset Management unifica de manera integral
la administración del ciclo de vida de los recursos y del mantenimiento en una
única plataforma.
Este software para la administración de los recursos
permite tener una percepción de todos los recursos de su empresa, sus
condiciones y procesos de trabajo para lograr una mejor planificación y un
mejor control.
Administra el despliegue de los recursos, las
especificaciones, el monitoreo, la calibración, los costos y el seguimiento
desde un único sistema
Provee el software para la administración de los
recursos de la empresa para las planificaciones a largo y a corto plazo, el
mantenimiento preventivo, reactivo y basado en las condiciones, la
administración de la programación, la optimización de los recursos y los
indicadores claves de la performance
Planifica el inventario para satisfacer la demanda
de mantenimiento asegurándose de que las partes correctas estén disponibles en
el lugar correcto cuando sea necesario
Maneja los contratos con los vendors con un amplio
soporte en lo que se refiere a los contratos de ventas, arrendamiento,
alquiler, garantía, tarifas, maestros, los contratos globales (blanket) y los
definidos por el usuario
Alinea los niveles de los servicios con los
objetivos de la empresa mediante la definición de los servicios ofrecidos y el
establecimiento de los service level agreements (SLAs)
Se adapta a los requisitos cambiantes de la empresa
y se conecta con los sistemas de otras empresas a través de una plataforma
flexible para la configuración de los procesos empresariales y de una
arquitectura escalable orientada a los servicios.
4.3.2 MATERIALES
Un recurso es un medio de
cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende. Un material, por otra parte, es algo
perteneciente o relativo a la materia (resulta opuesto, por lo tanto, a lo
espiritual).
Los recursos materiales, en
definitiva, son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún
objetivo. El concepto es habitual en el ámbito de las empresas y de los gobiernos.
En la actividad cotidiana de una
empresa, se pueden distinguir entre distintos tipos de recursos, tales como las
materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Gracias a
estos bienes tangibles, es posible manufacturar los productos o desarrollar la infraestructura
necesaria para prestar sus servicios, dependiendo de su actividad.
4.3.3
TIEMPO
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
La
administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma
de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más
importantes y críticos de los administradores.
ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:
Puede
ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede
ser un recurso escaso, si no se controla en función de
las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede
ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No
se puede comprar.
No
se puede atrapar, detener o regresar.
Es
lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
máximo grado de efectividad.
Se
dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL
TIEMPO:
Una
lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
Está
comprobado y es un principio fundamental de la planeación del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro
horas de ejecución y produce mejores resultados.
Una
técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos
20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
El tiempo del
emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo planea. Pero
se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos
establecidos.
Los
resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados,
más que por la pura casualidad.
El
tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que
los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus
actividades.
El
establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los
compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de
trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
Evitar
perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los
esfuerzos en cada actividad.
No
confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con
resultados.
El
tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que
surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en
particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos
lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer
o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia
Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de
las fechas límite establecidas.
Las
actividades de rutina de bajo valor para
el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta
donde sea posible.
Las
actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones
y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas
telefónicas.
El
mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el
tiempo.
El registro de
cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser
detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del
registro del tiempo, como confiar en la memoria o
establecer metas irreales.
4.4 LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO
La administración de proyectos es el proceso de
combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las
metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. ( Baker, 1999).
¿POR QUÉ ES VITAL LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
El uso técnico de administración de proyectos puede
parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.
LOS PROYECTOS EN COMPARACIÓN CON EL TRABAJO
ORDINARIO
ü Todos los proyectos son
trabajo pero no todo trabajo es un proyecto.
Un proyecto es una
secuencia de tareas con un principio y final limitados por el tiempo, los
recursos y los resultados deseados.
Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado,
una fecha límite y un presupuesto (personal, suministro y dinero).
|
TRABAJO
ORDINARIO
|
PROYECTOS
|
|
Responder
a la solicitud
|
Producir
un boletín mensual de noticias para los clientes.
|
|
Prepara
el café en la oficina.
|
Abastecer
los banquetes del director general en las ceremonias.
|
|
Preparar
una carta para un prospecto.
|
Escribir
y publicar un libro.
|
|
Conectar
una impresora a la computadora.
|
Instalar
una red de computadoras.
|
|
Reunirse
con un empleado para analizar un nuevo procedimiento.
|
Contratar
un equipo de ventas para una nueva oficina.
|
|
Asistir
a una conferencia.
|
Promover
un producto en un programa de dos semanas en todo el país.
|
|
Pedir
suministros de oficina.
|
Abrir
una nueva oficina de ventas.
|
|
Redactar
un memorándum actualizado de informe de avance para el jefe.
|
Elaborar
el informe anual de la empresa.
|
CINCO CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS.
1.
Un proyecto tiene principios y fin definidos.
2.
Los proyectos usan recursos (personas, tiempo y dinero).
3.
Los resultados del proyecto tienen meta específica de calidad y
desempeño.
4.
Los proyectos siguen una planeación.
5.
Un proyecto incluye un equipo personas.
CINCO FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
1.
Inicio.
2.
Planeación.
3.
Ejecución.
4.
Control.
5.
Conclusión.
FASE 1: INICIO
Ø Reconocimiento de que un
proyecto puede llevarse a cabo.
Ø Determinar lo que el
proyecto debe logar.
Ø Definir la meta global
del proyecto.
Ø Definir la expectativas
general de los clientes, de la administración o de los interesados.
Ø Precisar el alcance
general del proyecto.
Ø Seleccionar los miembros
iniciales del equipo.
El alcance es el tamaño del proyecto y determinado cuantos recursos y
tiempo se requiere.
FASE 2: PLANEACIÓN
Ø Perfeccionamiento del
alcance del proyecto.
Ø Listado de tareas y
actividades que llevaran al logro a las metas del proyecto.
Ø Secuencia de actividades.
Ø Desarrollo de un
calendario y presupuesto.
Ø Conseguir que el plan sea
aprobado por los terceros apropiados.
FASE 3: EJECUCIÓN
Ø Dirigir al equipo.
Ø Reunirse con los miembros
del equipo.
Ø Comunicarse con los
terceros comunicados.
Ø Resolver los conflictos o
los problemas que pueden surgir.
Ø Asegurar los recursos
necesarios (dinero, personal, tiempo).
FASE 4: CONTROL
Ø Vigilar las desviaciones
del plan.
Ø Emprender acciones correctivas.
Ø Recibir y evaluar cambios
en los proyectos solicitados.
Ø Cambiar los candelarios
del proyecto.
Ø Adaptar los niveles de re
cursos.
Ø Cambiar el alcance de los
proyectos.
Ø Regresar a la etapa de planeación
para hacer ajustes.
FASE 5:
Ø Reconocimiento de logros
y resultados.
Ø Cierre de las operaciones
y dispersión del equipo.
Ø Aprendizaje de la
experiencia del proyecto.
Ø Revisión del proceso y
resultados.
Ø Redacción del informe
final.
CONCLUSIÓN
Este trabajo nos sirvió para interiorizarnos y
aprender de una manera adecuada como se realiza un proyecto de investigación
para en un futuro tener una mejor noción a la hora de realizar una
investigación, los pasos que se llevan a cabo y la forma correcta de para
realizarlo, de esta manera tenemos un idea más formada del trabajo al cual se
enfrenta un verdadero investigador.
Al haber expuesto el proyecto de investigación en un Blog nos pusimos en la tarea de aprender la forma en que se creaba una página de este tipo, como se manejaba, cuál era la mejor forma de presentar la información, perfeccionando la exposición del trabajo de la mejor manera posible. Esto hizo que adquiriéramos un conocimiento que, si bien no tiene nada que ver con la materia que estamos desarrollando (Introducción al Pensamiento Científico), nos enriquece en otro campo que es muy útil y hoy en día se emplea pasivamente.
Luego comenzamos a indagar sobre la información que se puede encontrar a cerca el tema, y sobre las investigaciones pasadas sobre el mismo.
Al haber expuesto el proyecto de investigación en un Blog nos pusimos en la tarea de aprender la forma en que se creaba una página de este tipo, como se manejaba, cuál era la mejor forma de presentar la información, perfeccionando la exposición del trabajo de la mejor manera posible. Esto hizo que adquiriéramos un conocimiento que, si bien no tiene nada que ver con la materia que estamos desarrollando (Introducción al Pensamiento Científico), nos enriquece en otro campo que es muy útil y hoy en día se emplea pasivamente.
Luego comenzamos a indagar sobre la información que se puede encontrar a cerca el tema, y sobre las investigaciones pasadas sobre el mismo.
Así Formulamos un Marco teórico concreto que
utilizamos para tener una mejor base informativa sobre el tema para poder
realizar el proyecto de investigación.
