Herramientas Para La Administración De Recursos y Proyectos.

Instituto Tecnológico Superior de Coatzacoalcos

CARRERA

Ingeniería en Administración

TEMA

“Herramientas Para La Administración De Recursos y Proyectos.”

DOCENTE

Lic. Luis Armando Vázquez González

INTEGRANTES

Montiel Pérez Darío

Notario Pérez Yolibeth

Sánchez Aguirre Adriana

GRADO Y GRUPO

2° ´´C´´

Coatzacoalcos Veracruz, 12 de Junio del 2014

INTRODUCCION

Existen una serie de circunstancias dentro del ámbito empresarial, que se presenta a los gerentes de forma continua.

Actualmente estamos en una época de información y conocimiento dentro de los cuales se hace necesario hacer uso de las herramientas de administración que nos faciliten el funcionamiento de la organización se pueden aplicar desde el entorno empresarial o de una forma personal, ya que el saber manejar  esté tipo de herramienta se nos facilita más la organización de nuestros trabajos.

A continuación  en la presente investigación se le habla de una forma más detallada de las diferentes herramientas administrativas como son el manejo de portafolios de proyectos, el diferente software de recursos y administración de proyectos.

4.1 L ADMINISTRACION Y COLABORACION DE UN PROYECTO.

El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web, accediendo a través de una Intranet o de una Extranet usando un web browser.

ü  Esto tiene varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

ü  Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software.

ü  Facilidad del control de acceso.

ü  Naturalmente multiusuario.

ü  Solamente una instalación/versión de software para mantener.

ü  Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio.

ü  Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorios.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe Aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto. La administración de proyectos es la disciplina que se encarga de definir Y alcanzar objetivos optimizando el uso de recursos: tiempo, dinero, la gente, espacio, La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una Serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser (crear, Diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) El software de administración de proyectos, es un término que cubre muchos tipos de software, incluso Programación, asignación de recursos, software de colaboración, comunicación y sistemas de documentación, Que están acostumbrados al trato con la complejidad de proyectos grandes. Las herramientas de software son requeridas para automatizar y facilitar la aplicación de la metodología particular de la organización para la administración de proyectos. Esta metodología incluye cómo se organiza para manejar sus proyectos, qué prácticas son necesarias para llevar a cabo su administración y sus procesos, y además que requerimientos se tienen en relación con su cultura organizacional.

A continuación les mostraremos algunos softwares para la administración de proyectos:

COLABTIVE: A los fans de Base camp les gustará esta herramienta, porque es la alternativa open source a herramientas propietarias como esta. Permite importar desde Base camp e incluye funciones similares como la gestión de diferentes proyectos, los Miles tones y las listas de tareas. También mide el tiempo dedicado a las tareas, emite informes y cuenta con varios plugins para extender sus funciones. Sólo en inglés.

Project HQ: También similar a Base camp, Project HQ está construido sobre Python, Pylons y SQLAlchemy, y su base de datos es totalmente independiente. Gestiona distintas compañías, miembros y proyectos y cuenta con minestrones y listas de tareas. Es configurable visualmente usando CSS.

Gantt PV: Gratuito, es un programa simple, sin complicaciones, que se basa en diagramas de Gantt para planificaciones de proyectos y seguimiento de tareas. Está disponible para Windows, Mac OS X y Linux.

Clocking IT: también tiene diagramas de Gantt interactivos, más otras utilidades como contador de tiempo, varias formas de comunicación, seguimiento e indexación de los cambios, con unos muy buenos informes de avance. Disponible en 14 idiomas, entre ellos el español.

TeamWork: Una excelente interfaz para una herramienta online que permite hacer un seguimiento de distintos proyectos y equipos de trabajo, con una versión optimizada para acceder desde móviles. Tienen licencias gratuitas para organizaciones sin ánimo de lucro y bloggers. Disponible para Mac OS X, Linux y Windows.

iceScrum: Tiene el mismo interfaz para todos los roles. Incluye registros de historias de usuario (backlogs), de asuntos, de problemas y pruebas, chat en línea, timeline e indicadores de producto.

Achievo: Disponible en 20 idiomas, además de la utilidad de gestión de proyecto, que divide según el tiempo de su ejecución, incluye calendarios, estadísticas, plantillas y notas. No hay tarifas de licencia o limitaciones para su uso.

dotProject.net: Otra herramienta basada en la web, dotProject lleva un tiempo y no hay ninguna empresa detrás de ella, está sostenida por los voluntarios y usuarios. Permite la gestión para múltiples clientes, con herramientas para gestión de tareas, agendas y comunicaciones.

Gantt Project: Un programa de escritorio multiplataforma que corre sobre Windows, Mac OS X y Linux, totalmente gratuito. Incluye diagramas de Gantt, asignación de las personas que trabajarán en el proyecto, y permite exportar los diagramas como imágenes, mientras genera informes en PDF y HTML. Permite interoperar con Microsoft Project, importando y exportándolos a sus formatos.

TaskJuggler: Un gestor de proyectos realmente potente y superior a otros que usan herramientas para editar diagramas de Gantt. Cubre todos los aspectos de desarrollo de un proyecto, desde la primera idea hasta su fin. Ayuda a medir su campo de alcance, asignación de recursos, esquema de costos y ganancias, riesgo y gestión de las comunicaciones.

4.2  EL MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTO

TIPOS DE PORTAFOLIOS

Existen 3 tipos de portafolios:

Portafolio de trabajo: es una colección deliberada de trabajos orientada por objetivo de su trabajo. Su propósito es ser el depósito del trabajo de   los estudiantes. Ayuda a diagnosticar necesidades, evidencia los puntos fuertes y débiles en el alcance de los objetivos y da pauta para diseñar la enseñanza futura.

Portafolio de presentación: se exhiben los mejores trabajos y su propósito es demostrar el nivel más alto de realización alcanzado por el alumno. Estos portafolios suelen estar dirigidos a personas importantes o que toman decisiones. Se puede incluir videos, trabajos, escritos, proyectos y testimonios.

Portafolio de evaluación diagnostica: su finalidad es documentar  lo que ha aprendido el alumno en relación con objetivos curriculares específicos. Para este tipo de portafolios los objetivos y cuestionamiento deben evocar el conocimiento y la habilidad especifica que se pide. Este portafolio abarca desde un periodo de clases, una unidad y hasta un año entero, puede ser dedicado a uno o más temas.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE UN PORTAFOLIO

Recolección: actividad primaria de la elaboración de portafolios. Para decidir que trabajos se van a coleccionar en el portafolio, el profesor se debe basar en la finalidad y en las  mea que pretende alcanzar.

Selección: esa relacionada con las cuestiones de estudios de calidad. Es por esto que se puede transferir el contenido de un portafolio a una evaluación. Solo se seleccionan las mejores producciones y los criterios para  seleccionarlos deben reflejar criterios de aprendizaje.

Reflexión: es exponer por escrito el pensamiento. Este proceso ayuda a volverse más consistente de sí mismo como persona   que aprende. Para reflexionar hay que leer  e integrar los comentarios del docente y los resultados de autoevaluación.

Proyección: se muestran los trabajos y se fijan metas a futuro para mejorar   el contenido de los portafolios.

4.3 LA ADMINISTRACION DE RECURSOS

La administración está vinculada al rendimiento y funcionamiento de las organizaciones. El término tiene su origen en el idioma latín: ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”). Un recurso, por otra parte, es un medio de cualquier clase que contribuye a lograr aquello que se pretende.

La administración de recursos, consiste en el manejo eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la satisfacción de los intereses.

4.3.1 HUMANO

La administración de recursos humanos es uno de los campos más importantes de una empresa. Se encarga de escoger, contratar, formar y retener a los empleados de una organización.

La función de la administración de recursos humanos (que puede quedar en manos de una persona o de un departamento) es motivar a los trabajadores para que rindan al máximo de sus capacidades y lograr que el conjunto de empleados funcione como un bloque en pos de los objetivos corporativos.

El liderazgo, la comunicación interna, el trabajo en equipo y las capacidades de negociación son algunos de los factores que debe atender la administración de recursos humanos.

Es importante tener en cuenta que los recursos son finitos y tienen que servir para satisfacer necesidades virtualmente infinitas .La administración de recursos, por lo tanto, resulta clave para el éxito.

Máximo Asset Management

Software para la Administración de Recursos

Máximo® Asset Management unifica de manera integral la administración del ciclo de vida de los recursos y del mantenimiento en una única plataforma.

Este software para la administración de los recursos permite tener una percepción de todos los recursos de su empresa, sus condiciones y procesos de trabajo para lograr una mejor planificación y un mejor control.

Administra el despliegue de los recursos, las especificaciones, el monitoreo, la calibración, los costos y el seguimiento desde un único sistema

Provee el software para la administración de los recursos de la empresa para las planificaciones a largo y a corto plazo, el mantenimiento preventivo, reactivo y basado en las condiciones, la administración de la programación, la optimización de los recursos y los indicadores claves de la performance

Planifica el inventario para satisfacer la demanda de mantenimiento asegurándose de que las partes correctas estén disponibles en el lugar correcto cuando sea necesario

Maneja los contratos con los vendors con un amplio soporte en lo que se refiere a los contratos de ventas, arrendamiento, alquiler, garantía, tarifas, maestros, los contratos globales (blanket) y los definidos por el usuario

Alinea los niveles de los servicios con los objetivos de la empresa mediante la definición de los servicios ofrecidos y el establecimiento de los service level agreements (SLAs)

Se adapta a los requisitos cambiantes de la empresa y se conecta con los sistemas de otras empresas a través de una plataforma flexible para la configuración de los procesos empresariales y de una arquitectura escalable orientada a los servicios.

4.3.2 MATERIALES

Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende. Un material, por otra parte, es algo perteneciente o relativo a la materia (resulta opuesto, por lo tanto, a lo espiritual).

Los recursos materiales, en definitiva, son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo. El concepto es habitual en el ámbito de las empresas y de los gobiernos.

En la actividad cotidiana de una empresa, se pueden distinguir entre distintos tipos de recursos, tales como las materias primas, las instalaciones, las maquinarias y el terreno. Gracias a estos bienes tangibles, es posible manufacturar los productos o desarrollar la infraestructura necesaria para prestar sus servicios, dependiendo de su actividad.

4.3.3 TIEMPO

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:  

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

No se puede comprar.

No se puede atrapar, detener o regresar.

Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:  

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo  planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas límites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

4.4 LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. ( Baker, 1999).

¿POR QUÉ ES VITAL LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

El uso técnico de administración de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

LOS PROYECTOS EN COMPARACIÓN CON EL TRABAJO ORDINARIO

ü  Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto.

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministro y dinero).

TRABAJO ORDINARIO	PROYECTOS
Responder a la solicitud	Producir un boletín mensual de noticias para los clientes.
Prepara el café en la oficina.	Abastecer los banquetes del director general en las ceremonias.
Preparar una carta para un prospecto.	Escribir y publicar un libro.
Conectar una impresora a la computadora.	Instalar una red de computadoras.
Reunirse con un empleado para analizar un nuevo procedimiento.	Contratar un equipo de ventas para una nueva oficina.
Asistir a una conferencia.	Promover un producto en un programa de dos semanas en todo el país.
Pedir suministros de oficina.	Abrir una nueva oficina de ventas.
Redactar un memorándum actualizado de informe de avance para el jefe.	Elaborar el informe anual de la empresa.

CINCO CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS.

1.      Un proyecto tiene principios y fin definidos.

2.      Los proyectos usan recursos (personas, tiempo y dinero).

3.      Los resultados del proyecto tienen meta específica de calidad y desempeño.

4.      Los proyectos siguen una planeación.

5.      Un proyecto incluye un equipo personas.

CINCO FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1.      Inicio.

2.      Planeación.

3.      Ejecución.

4.      Control.

5.      Conclusión.

FASE 1: INICIO

Ø  Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo.

Ø  Determinar lo que el proyecto debe logar.

Ø  Definir la meta global del proyecto.

Ø  Definir la expectativas general de los clientes, de la administración o de los interesados.

Ø  Precisar el alcance general del proyecto.

Ø  Seleccionar los miembros iniciales del equipo.

El alcance es el tamaño del proyecto y determinado cuantos recursos y tiempo se requiere.

FASE 2: PLANEACIÓN

Ø  Perfeccionamiento del alcance del proyecto.

Ø  Listado de tareas y actividades que llevaran al logro a las metas del proyecto.

Ø  Secuencia de actividades.

Ø  Desarrollo de un calendario y presupuesto.

Ø  Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

FASE 3: EJECUCIÓN

Ø  Dirigir al equipo.

Ø  Reunirse con los miembros del equipo.

Ø  Comunicarse con los terceros comunicados.

Ø  Resolver los conflictos o los problemas que pueden surgir.

Ø  Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, tiempo).

FASE 4: CONTROL

Ø Vigilar las desviaciones del plan.

Ø Emprender acciones correctivas.

Ø Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados.

Ø Cambiar los candelarios del proyecto.

Ø Adaptar los niveles de re cursos.

Ø Cambiar el alcance de los proyectos.

Ø Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.

FASE 5: CONCLUSIÓN

Ø  Reconocimiento de logros y resultados.

Ø  Cierre de las operaciones y dispersión del equipo.

Ø  Aprendizaje de la experiencia del proyecto.

Ø  Revisión del proceso y resultados.

Ø  Redacción del informe final.

CONCLUSIÓN

Este trabajo nos sirvió para interiorizarnos y aprender de una manera adecuada como se realiza un proyecto de investigación para en un futuro tener una mejor noción a la hora de realizar una investigación, los pasos que se llevan a cabo y la forma correcta de para realizarlo, de esta manera tenemos un idea más formada del trabajo al cual se enfrenta un verdadero investigador.
Al haber expuesto el proyecto de investigación en un Blog nos pusimos en la tarea de aprender la forma en que se creaba una página de este tipo, como se manejaba, cuál era la mejor forma de presentar la información, perfeccionando la exposición del trabajo de la mejor manera posible. Esto hizo que adquiriéramos un conocimiento que, si bien no tiene nada que ver con la materia que estamos desarrollando (Introducción al Pensamiento Científico), nos enriquece en otro campo que es muy útil y hoy en día se emplea pasivamente.

Luego comenzamos a indagar sobre la información que se puede encontrar a cerca el tema, y sobre las investigaciones pasadas sobre el mismo.

Así Formulamos un Marco teórico concreto que utilizamos para tener una mejor base informativa sobre el tema para poder realizar el proyecto de investigación.